Formun hangi birime ait olduğu, formun üst kısmına ilgili bölüm ismi yazılarak
belirtilmelidir.
Formun yine üst kısmında bir başlığı bulunmalıdır. Bu başlık formun hangi iş
için kullanılacağını açıklayacak biçimde belirlenmelidir. levent hazır ofis "İhtiyaç ve Malzeme
Tespiti Formu" gibi.
Formlardaki sorular tutarlı bir sıra izlemelidir. Örneğin, büroda gerekli araç,
gereç ve malzemelere ait sorular sorulmalıdır.
Bilgisayarda doldurulacak formlarda, kayıtların yapılacağı ve cevapların
verileceği boşluklar, satır araları ve sütunlar soru ya da cevaplama için
uygun ve yeterli genişlikte olmalıdır.
Gereksiz ya da doldurmaya yeterli olmayan boşluklar, satır araları ve
sütunlar bırakılmamalıdır.
Form, daktilo makinesi ile doldurulacaksa çizgiler ve cevap boşlukları
makine aralığı ve harf genişliği gözönünde tutularak uygun biçimde
düzenlenmelidir. levent sanal ofis Formun görünüşü karışık ve dolduranı ürkütücü olmamalıdır. Form, göze hoş
görünmelidir.
Formun doldurulmasına ve kullanılmasına ilişkin bir "Açıklama"
bulunmalıdır.
Açıklama, form dolduracakların rahat ve kolayca anlayabilecekleri bir dille
yazılmalıdır. Açıklamalar mümkünse formun üst tarafına, değilse arkasına
yazılmalıdır. hazır ofis Arkaya yazılan açıklamalar için formun üst kısmında "DİKKAT
- Formun doldurulmasına ilişkin açıklama arkadadır" biçiminde bir uyarı yazısı
bulunmalıdır.
Açıklamanın anlaşıldığından emin olunabilmesi için hazırlanan form onu
dolduracaklarla görüşülerek test edilmelidir.
Formun en alt kısmında:
Formun ilk kullanılmaya başlandığı tarih,
Formun numarası,
Stok numarası,
Formun son basıldığı tarih
Kaç adet basıldığına ait bilgiler Sanal ofis bulunmalıdır. (1986–315, 1992–
6000)gibi.
Formdaki yazılar, mümkün olduğunca yatay yazılmalıdır.
Formlarda çizgiler varsa bunlar tam çizilmeli nokta (kesik) çizgiler
bulunmamalıdır. Formu doldururken yazılar bu noktalar üzerine gelirse
okunması güç olur.
