Form gerek kamu kuruluşlarında, gerek işletmelerde her an doldurulan, kullanılan, bilgi
aktarılan önemli bir araçtır. Denebilir ki, büro ve işyerlerinde ilgili personel ve iş takip edenler
her iş için en az bir form doldururlar. Böylece her yıl iş sahipleri Hazır ofis tarafından yalnız devlet dairelerinde
milyonlarca form kullanılmaktadır.
Yapılan incelemelere göre kamu kesiminde 400.000’den fazla tür form
kullanılmaktadır. Formların yönetimdeki yeri ve önemi hakkında bir fikir verebilmek üzere
her tür formdan yılda ortalama olarak 10.000 adet kullanıldığı ve her birinin yaklaşık olarak
(çoğu birkaç kopyalı ve renkli olabilir,) 1YTL’ye mal olduğu varsayılırsa, kamu kesiminin
yıllık form kullanma masrafı yaklaşık 400.000xl0.000= 4.000.000.000,
10
4.000.000.000x1YTL= 4 milyar YTL olur.
Bu büyük rakam yalnız kâğıt, baskı, cilt
masraflarıdır. Ayrıca form doldurmak işin sarfedilen emek, dosyalama, pul, posta vb,
masraflar eklenirse toplam rakam iki kata çıkacaktır ki, bu yaklaşık 8.000.000.000 YTL eder.
Bu rakam, Sanal ofis kurumlar seviyesinde yapılacak olan form standardizasyonu ile her yıl %10
azaltılabilse, bütçeden yılda 800.000.000 YTL Tasarruf sağlanmış olacaktır. Bu para ile de
her yıl bir kâğıt fabrikası kurulabilir.
Bürolarda makine araç ve gereç ile malzemelerin tespiti, düzenlenecek formlarla
rahatlıkla yapılır. Bu tespite göre hangi birimin nelere ihtiyacı olduğu, bunların büroya
uygunluğu araştırılır. Bir ihtiyaç listesi tespit edilir, gerekli siparişler verilir.
