Formlar işe uygun ve ekonomik biçimde çizilmelidir. Hazır ofis Formların çizilmesinde estetiğe
ve form tekniklerine eşit oranda yer verilmelidir.
Formun ilgili olduğu işlem, yöntem ya da sistem incelenip geliştirilir. Formun
kullanacağı yer (büro, ambar, arazi...) saptanır.
Form tasarlanır. Bu sırada form kâğıdının kalitesi, rengi ve normu ile kopya adedi ve
kopyaların rengi, yaprak, defter ya da cilt halinde olması, daktilo, bilgisayar ya da el ile mi
yazılacağı konusunda düşünülür ve karar verilir. Sanal ofis Form taslak olarak çizilir.
Form, kullanacak kişilerle test edilir. Daha sonra forma uygun bir biçim verilir. Bir
form üst, gövde ve alt olmak üzere üç kısımdan oluşur.
Son şekle gelen forma a) ekonomi, b) genel görünüş, c) kâğıt normları, d) konacağı
dosya boyutları gözönünde tutularak kesin biçim verilir.
Formun teksir mi ettirileceği, yoksa basımevinde mi bastırılacağı kararlaştırılır.
Bu karara formun miktarı, kullanılmasına karar verilen kâğıdın cinsi, harf puntosu,
formun büyüklüğü, kopya adedi, takım ve cilt yaptırılıp yaptırılmayacağı, sayfalar arasına
karbon konulup konmayacağı, renkli olup olmayacağı, maslak sanal ofis genel görünüşü hakkındaki düşünce
ve istekler etki yapar.
Basımevinde basılan formlar muntazam olur, değişik punto ve karakterlerde harf
kullanılabilir. Çok adette ve büyük boy kâğıtta basılabilir, renkli ve çok kopyalı olabilir,
ciltlenmeye müsaittir, ancak pahalıdır.
Teksir yolu, az masraflı maslak hazır ofis ve her yerde uygulanan bir metot olmasına karşılık, bazı
sakıncaları önleyememektedir. Her cins ve norm kâğıda teksir yapılamaması, iyi
basılmaması (okunaklı olmaması), karbon kullanılmaya ve cilde müsait olmaması gibi.
Form, basımevinde basılacaksa bir «Baskı Talimatı» hazırlanmalı ve basımevine
verilmelidir.
