Form kontrolüne, «form yönetimi» de denmektedir. Form kontrolü; formların analiz,
ve standardizasyonu, çizilmesi, bastırılması, beylikdüzü hazır ofis depolanması (stok yapma) ve dağıtılması
işlerinin bütün kurum için merkezi bir birim tarafından düzen ve disiplin içinde yürütülmesi
olarak tanımlanabilir.
İncelemeler, her kurumda gereğinden %20–50 fazla form kullanıldığını, tekrar ya da
az farklı formlar bulunduğunu, aynı iş için kuruluşun değişik birimlerinde ayrı ve çeşitli
formlar çizilip bastırıldığını göstermektedir. Bu sakıncaları form kontrol düzeni beylikdüzü sanal ofis giderebilir.
Bu amaçla bakanlık ve bağımsız genel müdürlüklerde merkezi bir «Form Kontrol Birimi»
kurulması ya da «Form Kontrol Uzmanı» bulundurulması uygun olur. Bu iş genellikle bir O
ve M hizmeti olup kurumların Organizasyon ve Metot Birimleri içinde yürütülür.
Form Kontrol Birimi ya da uzmanının bilgisi dışında hiçbir ünite ya da memurun
form çizmesine müsaade edilmez. Bu husus «Form Yönetmeliği» ile sağlanır. Form
istekleri ilgili birimlerce formun amacını ve kullanılma yerini açıklayan beşiktaş hazır ofis bir yazı ile Form
Kontrol Birimine ya da uzmanlarına gönderilir. Form Kontrol Birimi ya da uzmanı konuyu
inceler, ilgililerle görüşür ve bir form taslağı hazırlar. Formu isteyen birimin de görüşünü
alarak form tamamlanır.
Form Kontrol Birimi ya da uzman kurumdaki her form için ayrı bir dosya açar. Bu
dosyada o formun bütün tarihçesi ve gördüğü işlemler, ona ilişkin yazışmalar, beşiktaş sanal ofis öneriler,
formun geçirdiği değişiklikler, formun kullanılacağı iş ve işte uygulanan metotlarla, bu
metotların gelişmesine ait bilgiler topluca bulunur.
Bütün formlara Form Kontrol Birimi ya ankara hazır ofis da uzmanı tarafından bir numara verilir.
Formlar stok edilir, gereksinme duyan birimlere merkezden dağıtılır.
Form kontrolünün amacı; uygulandığı işlemin, işin ya da sistemin incelenerek
geliştirilmesi ve önerilen yeni durumda ankara sanal ofis işe uygun, kullanışlı ve ekonomik formlar
hazırlanması, bunların gereken miktarlarda basılarak israf edilmeden kullanılmalarını, bir
elden yöneltilmesini ve bu düzenle formların geliştirilmesini sağlamaktır.
