Formların Standardizasyonu

Her kuruluşta, hatta kuruluşların değişik birimlerinde ya da benzer işlerde çeşitli ve işe uygun olmayan formlar kullanıldığı bir gerçektir. istanbul hazır ofis Bunun önlenmesi form standardizasyonu ile mümkün olabilir.

 Kurumsal Form Standardizasyonu

Bu tür bir çalışmada, yalnız bir kuruluşun çeşitli merkez birimlerinde ya da taşra kuruluşlarında kullanılan aynı ya da benzer amaçlı formların istanbul sanal ofis standartize edilmesidir. Sağlık Bakanlığı’na bağlı 600 hastanede kullanılan «Ameliyat Formu»nun standardize edilmesi gibi. Bunlar, her hastane tarafından ayrı bastırıldığında norm, biçim, renk bakımlarından birbirlerinden farklı olur. Her hastanede ayrı bastırıldığı için izmir sanal ofis maliyetleri de yüksektir. Bakanlık bunları merkezde standardize ederek tek elden bastırıp dağıtınca hem ucuz, hem de standart form elde edilmiş olur.

Kurumlararası Form Standardizasyonu

Bu tür standardizasyonda, birden fazla kuruluşta aynı amaçla kullanılan formlar standardize edilir. Bu çalışmalar, 1965–1984 arasında DMO izmir hazır ofis tarafından yürütülürken 1984’ten bu yana TSE tarafından yürütülmektedir. Halen yüzlerce form standardize edilmiştir.

 Çeşitli Amaçlarla Kullanılan Formların Standardizasyonu 

Aynı işlemin tamamlanması için kullanılan birçok formun tek form haline getirilmesi, bu olamazsa, en az adede indirilmesi için yapılan bir Form gaziantep hazır ofis Standardizasyonudur. Kuşkusuz burada da önce işlemin analiz edilip basitleştirilmesi esas alınır. Formların standardizasyonu ile birlik düzenin yanında özellikle kâğıt ve baskı masraflarından büyük ve önemli oranda tasarruf sağlanır.

Formların Geliştirilmesi

Başka bir deyişle, formların geliştirilmesi; bir formu alarak daha uygun hale getirmekten ya da o formun kullanımdan kaldırılmasının mümkün şişhane hazır ofis olup olmadığını saptamaktan çok, o formun kullanıldığı işlemin basitleştirme olanaklarının aranılmasıdır. Çoğunlukla form analizi yolu ile alınan işlemlerin gereksiz olduğu görülerek (o işleme bağlı formlarla birlikte) işlemin ortadan kaldırıldığı bir gerçektir ve onlara bağlı olarak form geliştirilmelidir

Ayrıca, bir formun geliştirilmesi sırasında şişhane sanal ofis aşağıdaki hususlar da gözönünde tutulmalıdır.

 Formun NİÇİN- NEREDE- KİM TARAFINDAN ve NE KADAR SIKLIKLA kullanılacağı dikkate alınmalıdır. Forma ve formun biçimine, bu soruların cevapları incelenip tartışıldıktan sonra karar verilmelidir. Formların analiz edilip kağıthane hazır ofis basitleştirilmesi esas alınır.

Formların standardizasyonu ile birlik, düzenle beraber özellikle kâğıt ve baskı masraflarından da büyük ve önemli oranda azalma sağlanır. kağıthane sanal ofis Formların hazırlanmasında yukarda belirtilen normlara uyulmalıdır. Aksi halde gereksiz kâğıt israfı olur, masraf artar.

Form Çizme Ölçekleri

Formların hazırlanmasında ve ölçülendirilmesinde metrik sistem yanında, matbaa birimi olan kadrat-ölçüsü de kullanılmaktadır, l kadrat 12 puntodur ve Taksim hazır ofis yaklaşık 4.5 mm’dir. Ölçülendirmede yararlanılan daktilo atlama aralığı ve kıyaslama açısından İnç ölçeği de diğer birimlerle birlikte verilmiştir.

 1.2.6. Form Analizi Formların analizi, formların yukarda belirlenen niteliklere kavuşturulması amacıyla yapılan bir inceleme ve eleştiridir. Taksim sanal ofis  Bir formun analizi o forma ilişkin bir dizi sorular sorularak gerçekleştirilir. Örneğin;  Formun bir başlığı var mı?

 Formun bir başlığı var mı?  Dosya payı yeterli mi?  Kâğıt normu uygun mu?  Kâğıt cinsi işe uygun mu?  Cevap boşlukları ümraniye sanal ofis uygun mu? vb.

Form analizi bir form için uygulandığı gibi, aynı anda birbirileriyle ilgili, aynı amaçla ya da aynı işlemde kullanılan çeşitli formlar için birlikte ümraniye hazır ofis  de uygulanabilir. Bu durumda «Form Analiz Çizelgesi» kullanılır. Formların analizi sonunda bir form geliştirilir ya da birçok form standardize edilir.

Kâğıt Normları ve Gramajları

Kâğıtların boyutlarına norm denmektedir. Ülkemizde Alman (DİN) normu kullanılır. Ülkemiz kamu ve özel kesiminde yazı kâğıdı, formlar ve diğer kozyatağı hazır ofis baskı işlerinde kullanılan kâğıt ve kartonlar altı seride toplanmaktadır. Bakanlar Kurulu, 25 Eylül 1940 tarih ve 4443 sayılı kararnamesiyle, kamu kuruluşlarında kullanılacak kâğıt ve form boyutlarının belirlenmesinde A serisinin (norm) temel alınmasını, zorunlu durumlarda B ve C serilerinden yararlanmasını kararlaştırmıştır. Devlet Malzeme Ofisi de yasası gereği malzeme satmakta olduğu kuruluşlara bu üç seriye giren boyutlarda kâğıt vermektedir. A ve B kozyatağı sanal ofis serileri, daha sonra Türk Standartları Enstitüsü

A ve B serileri, daha sonra Türk Standartları Enstitüsünce, Uluslararası Standardizasyon Teşkilatının ISO/R - 216 (1961) Sayılı Rekomandasyonu mecidiyeköy hazır ofis temel alınarak; idari, ticari ve teknik alanlardaki yazı kâğıdı, katolog, formlar ve diğer basılı kâğıtların boyutları için hazırlanan 24 Nisan 1967 tarih ve TS/506 sayılı standart ile Türk Standardı olarak kabul edilmiştir. Bu standarda göre de A serisi esas alınmaktadır.

A normu kâğıt, B normu karton, C normu mecidiyeköy sanal ofis ise zarflar için kullanılmaktadır. A ve B normları ve bunların mm. olarak karşılığı şöyledir.

  Al Normu 594 x 841 mm’dir.  A2 Normu 420 x 594 mm’dir.  A3 Normu 297 x 420 mm’dir.  A4 Normu 210 x 297 mm’dir.  A5 Normu 148 x 210 mm’dir. Hazır ofis  B l Normu 707 x 100 mm’dir.  B2 Normu 500 x 707 mm’dir.  B3 Normu 353 x 500 mm’dir.  B4 Normu 250 x 353 mm’dir.  B5 Normu. 176 x 250 mm’dir.

. Bir Form Aşağıdaki Adımlarla Çizilir

Formlar işe uygun ve ekonomik biçimde çizilmelidir. Hazır ofis Formların çizilmesinde estetiğe ve form tekniklerine eşit oranda yer verilmelidir.

 Formun ilgili olduğu işlem, yöntem ya da sistem incelenip geliştirilir. Formun kullanacağı yer (büro, ambar, arazi...) saptanır. Form tasarlanır. Bu sırada form kâğıdının kalitesi, rengi ve normu ile kopya adedi ve kopyaların rengi, yaprak, defter ya da cilt halinde olması, daktilo, bilgisayar ya da el ile mi yazılacağı konusunda düşünülür ve karar verilir. Sanal ofis Form taslak olarak çizilir. Form, kullanacak kişilerle test edilir. Daha sonra forma uygun bir biçim verilir. Bir form üst, gövde ve alt olmak üzere üç kısımdan oluşur. Son şekle gelen forma a) ekonomi, b) genel görünüş, c) kâğıt normları, d) konacağı dosya boyutları gözönünde tutularak kesin biçim verilir. Formun teksir mi ettirileceği, yoksa basımevinde mi bastırılacağı kararlaştırılır.


Bu karara formun miktarı, kullanılmasına karar verilen kâğıdın cinsi, harf puntosu, formun büyüklüğü, kopya adedi, takım ve cilt yaptırılıp yaptırılmayacağı, sayfalar arasına karbon konulup konmayacağı, renkli olup olmayacağı, maslak sanal ofis genel görünüşü hakkındaki düşünce ve istekler etki yapar. Basımevinde basılan formlar muntazam olur, değişik punto ve karakterlerde harf kullanılabilir. Çok adette ve büyük boy kâğıtta basılabilir, renkli ve çok kopyalı olabilir, ciltlenmeye müsaittir, ancak pahalıdır. Teksir yolu, az masraflı maslak hazır ofis ve her yerde uygulanan bir metot olmasına karşılık, bazı sakıncaları önleyememektedir. Her cins ve norm kâğıda teksir yapılamaması, iyi basılmaması (okunaklı olmaması), karbon kullanılmaya ve cilde müsait olmaması gibi. Form, basımevinde basılacaksa bir «Baskı Talimatı» hazırlanmalı ve basımevine verilmelidir.

. İhtiyaç Belirleme Formlarında Aranan Nitelikler

Formun hangi birime ait olduğu, formun üst kısmına ilgili bölüm ismi yazılarak belirtilmelidir.  Formun yine üst kısmında bir başlığı bulunmalıdır. Bu başlık formun hangi iş için kullanılacağını açıklayacak biçimde belirlenmelidir. levent hazır ofis "İhtiyaç ve Malzeme Tespiti Formu" gibi.  Formlardaki sorular tutarlı bir sıra izlemelidir. Örneğin, büroda gerekli araç, gereç ve malzemelere ait sorular sorulmalıdır.  Bilgisayarda doldurulacak formlarda, kayıtların yapılacağı ve cevapların verileceği boşluklar, satır araları ve sütunlar soru ya da cevaplama için uygun ve yeterli genişlikte olmalıdır.

 Gereksiz ya da doldurmaya yeterli olmayan boşluklar, satır araları ve sütunlar bırakılmamalıdır.  Form, daktilo makinesi ile doldurulacaksa çizgiler ve cevap boşlukları makine aralığı ve harf genişliği gözönünde tutularak uygun biçimde düzenlenmelidir. levent sanal ofis   Formun görünüşü karışık ve dolduranı ürkütücü olmamalıdır. Form, göze hoş görünmelidir.

 Formun doldurulmasına ve kullanılmasına ilişkin bir "Açıklama" bulunmalıdır.  Açıklama, form dolduracakların rahat ve kolayca anlayabilecekleri bir dille yazılmalıdır. Açıklamalar mümkünse formun üst tarafına, değilse arkasına yazılmalıdır. hazır ofis Arkaya yazılan açıklamalar için formun üst kısmında "DİKKAT - Formun doldurulmasına ilişkin açıklama arkadadır" biçiminde bir uyarı yazısı bulunmalıdır.  Açıklamanın anlaşıldığından emin olunabilmesi için hazırlanan form onu dolduracaklarla görüşülerek test edilmelidir.  Formun en alt kısmında:

 Formun ilk kullanılmaya başlandığı tarih,  Formun numarası,  Stok numarası,  Formun son basıldığı tarih  Kaç adet basıldığına ait bilgiler Sanal ofis bulunmalıdır. (1986–315, 1992– 6000)gibi.  Formdaki yazılar, mümkün olduğunca yatay yazılmalıdır.  Formlarda çizgiler varsa bunlar tam çizilmeli nokta (kesik) çizgiler bulunmamalıdır. Formu doldururken yazılar bu noktalar üzerine gelirse okunması güç olur.

BÜRO VE İŞYERLERİNDE FORM VE FORM KULLANMA ESASLARI

1.1. Form Kavramı ve Kullanım Amaçları Form; birtakım bilgilerin toplanması, kaydı, gruplandırılması, kullanılması, transferi ya da Hazır ofis yayınlanabilmesi vb. amaçlarla hazırlanan, üzerinde sorular ve bunların cevaplandırılması ile bazı kayıt, değerlendirme ya da işlemlerin yapılabilmesi için boşluklar bırakılan kâğıt, defter ve kartonlardır. Formlar "Kutu Form" ya da "Çizgi Form" olmak üzere iki ayrı türde çizilebilir.

1.1.1. Formların Önem ve Yararları Formlar, yönetimde "karar vermek" ya da "bir işlemi tamamlamak" için gerekli olan bilgileri kapsayan birtakım belge ya da çizelgelerdir. Kararların zamanında ve isabetle verilebilmesi, etkin bir haberleşme, sanal ofis bir işlemin süratle tamamlanabilmesi, formların işe uygunluğu ve gerekli bilgileri tam olarak kapsamasına bağlıdır. Bürolarda form kullanılmasıyla işlerde sürat, düzen, ekonomi, kolaylık, birlik ve benzerlik (standardizasyon) sağlamış olur.

1.2. Formda Aranan Özellikler ve Standardizasyon

1.2.1. İhtiyaç Belirleme Formlarında Aranan şişli hazır ofis Nitelikler Formların, yukarıda belirtilen yararları sağlayabilmesi için bazı niteliklere sahip olmaları zorunludur. Form hazırlama, çizme, bastırma, stok yapma ve dağıtma ile form kontrolü vb. işler esas itibariyle kuruluşun (kurumun-işletmenin) organizasyon ve metot birimlerinin temel görevleridir. ÖĞRENME FAALİYETİ–1 AMAÇ ARAŞTIRMA 4 Formun hangi birime ait olduğu, formun üst kısmına ilgili b